中共北京交通大学委员会北京交通大学公文处理规定
第一章 总 则
第一条 为进一步规范学校公文处理工作，提高公文处理工作的科学化、制度化、规范化水平，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）、《教育部公文处理规定》（教办〔2013〕7号）以及北京市相关文件精神，结合学校工作实际，制定本规定。
第二条 本规定适用于学校层面及学校党政职能部门、直属学院、直属单位（以下简称校内各单位）之间的公文处理工作。各二级单位内部可参照执行本规定，或根据本规定另行制定本单位公文处理办法。
第三条 公文是学校实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布规章、制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。
第四条 公文处理工作是指公文办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第五条 公文处理工作应坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。学校认真贯彻落实中央八项规定精神，以下情况严禁制发公文：只是重申已有规定、要求，没有新政策、新措施、新办法的；没有实质性内容、可发可不发的；照抄照搬照转上级文件、“以文件落实文件”的。
第六条 校内各单位应高度重视公文处理工作，强化干部公文素养和能力建设。单位负责人应严格履行审核把关职责。各单位应有一位负责同志分管公文处理工作，并设专人具体管理本单位日常公文处理工作。
第七条 学校办公室（党委办公室、校长办公室）（以下简称学校办）主管学校的公文处理工作，对校内各单位的公文处理工作进行业务指导和督促检查。
第二章 公文种类
第八条 我校党政公文种类主要有：
（一）决议。适用于经会议讨论通过的重要决策事项。
（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或撤销校内有关单位不适当的决定事项。
（三）公告。适用于向校内外宣布重要事项。
（四）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事
项。
（五）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（六）通知。适用于发布、传达要求校内各单位执行或周知的事项，批转、转发公文，公布机构，任免干部。
（七）通报。适用于传达重要精神和告知重要情况。
（八）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问和交办事项。
（九）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。
（十）批复。适用于答复校内有关单位的请示事项。
（十一）函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
（十二）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
第三章 公文版头与发文字号
第九条 公文版头特指公文首页格式化的发文单位标志，公文版头与发文字号有固定的对应关系，各类公文版头及其适用范围详见附件1。
第十条 学校公文的发文字号由学校办统一管理。学校各委员会、群团组织、职能部门和直属单位所用发文字号见附件2。各单位新增或修改发文字号，须在学校办备案后方可使用，避免出现发文字号雷同、歧义或其它影响使用的情况。
第十一条 多个平级单位可在协商一致的情况下联合发文，视情使用一个或多个发文字号。
第四章 行文规则
第十二条 学校公文分为上行文、下行文、平行文，具体行文关系根据发文单位与收文单位隶属关系和职权范围确定。各单位一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过单位。
第十三条 上行文是向上级机关的行文，一般用请示、报告等文种。上行文原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级单位，不抄送下级单位。请示应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
除上级机关领导同志直接交办的事项外，原则上不以学校党政名义向上级机关领导同志个人报送公文。原则上不以校领导个人名义向上级机关及领导同志个人报送公文。
第十四条 平行文是向同级单位或不相隶属单位的行文，一般用函等文种。校内各单位间商洽工作、沟通事务性问题、申请审批常规事项等均应以函件形式行文。
第十五条 下行文是以上级名义向下属单位发布的公文，一般多用通知、通报、意见、决定、批复等文种。
以学校党政名义向校内发布的公文、学校办根据校党委和行政授权向校内各单位的行文、学校各委员会按照工作职责向校内相关单位的行文、各群团组织向下属群团组织的行文，均属于下行文范畴。
各职能部门在自身职权范围内就日常具体工作安排向校内发布的公文，一般应采用通知形式。
第五章 发文办理
第十六条 发文办理包括公文的起草、审核、签发、校对、印发等程序。
第十七条 起草。
公文起草应当坚持以下原则：符合国家法律法规和党的路线方针政策；分析问题实事求是，所提政策措施办法切实可行；内容简洁，主题突出，结构严谨，文字精炼；文种正确，格式规范，事实、数字和引文等准确。
主办单位起草公文时，对涉及其他部门或单位职能范围内的事项，应当主动与有关部门或单位协商，取得一致意见并会签。涉及师生重大利益、权益和敏感事项的文件，应当进行风险评估。
规章制度文件应提交学校法治办审核和会签。对于事关学校全局、对全校范围具有普遍约束力的学校基本制度文件，主办单位应在充分调研论证的基础上起草，并在提交党委全委会、党委常委会或校长办公会讨论通过后制发校级公文。对于其它常规性的、对某方面业务工作带有约束性的具体制度文件，一般应经过学校相关领导小组等议事机构审议通过后，由学校办根据授权印发公文。
第十八条 审核。
学校办负责公文审核工作，对校内各单位拟以学校党政名义发布的公文进行审核，审核期限一般为1—2个工作日。审核重点为：行文理由是否充分，行文依据是否准确；内容与上位文件是否一致，与现行文件是否衔接；会签等前置程序是否完备；公文格式和行文规则是否符合国家有关规定，公文各要素是否齐全规范；遣词造句、文字表达、标点符号等是否准确规范。公文格式组成要素相关要求见附件3。
经审核符合报批要求的公文，由学校办按程序报批。不符合报批要求的公文，学校办应当退回主办单位并说明理由。
第十九条 签发。
拟以学校党政名义印发的公文，应当经学校办呈报学校领导签发。涉及全局性、综合型的重大事项，由主要领导签发；例行性、一般性的工作事项，由分管校领导签发。
以北京交通大学党委办公室、校长办公室名义印发的公文，分别由党委办公室主任、校长办公室主任签发。涉及重要事项的，须报请学校领导审阅后签发。
学校领导对申请报批的公文要及时批阅，批阅期限一般不超过3个工作日。
第二十条 校对与印发。
对签发后的公文，学校办应当按照发文字号、发放范围等进行登记、编号并清稿。在学校办清稿后，由主办单位负责公文样稿的校对工作。公文正式印发前，学校办应当进行复核。
公文印发要保证质量和时效并厉行勤俭节约，普发性公文原则上均通过电子公文系统及时发布，除印制少量存档外原则上不再印发纸质公文。涉密公文应当通过学校办机要室进行登记、印发或者通过符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。
第六章 收文办理
第二十一条 收文单位为学校党政或学校办的公文，由学校办统筹办理。收文办理主要程序包括：登记、审核、拟办、承办、催办、办结。
第二十二条 登记。
校外来文应由学校办统一填写《北京交通大学收文处理单》，将公文标题、密级、收文字号、发文单位、收文日期及办理情况等内容填写清楚。对上级机关重要的电话指示、通知、答复，应记录来电机关、人员姓名、时间、内容，视同校外来文登记处理。
第二十三条 审核。
校内各单位呈报学校的请示、报告类公文经学校办审核后报请相应校领导。审核重点包括：行文规则、公文格式和会签意见是否符合规范。经审核不符合规定的公文，及时退回呈报单位并说明理由。
第二十四条 拟办。
学校办负责人根据公文内容、要求和工作需要提出拟办意见，呈报校领导批示或转有关职能部门研办。紧急公文应当明确办理时限。
第二十五条 承办。
学校办根据校领导批示和工作需要将公文及时送承办单位办理。承办单位对交办的公文应及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕，严禁积压延误、错办漏办。
第二十六条 催办。
学校办对公文的承办情况进行督促检查，及时了解公文的办理进展情况，对紧急、重要、一般公文分类催办。
第二十七条 办结。
公文的办理结果应当及时答复呈报单位，并根据需要告知相关单位。承办单位办理完毕后，应及时将落实情况报学校办备案。
第七章 公文管理
第二十八条 学校公文须落实学校信息公开有关规定，明确公开属性。公开属性分为主动公开、依申请公开、不予公开三类。校内发文除涉密公文或者有特殊要求外，应当主动公开。
第二十九条 公文应及时立卷、归档。具体应按照《北京交通大学档案管理办法》（校发〔2009〕37号）有关要求执行。
第三十条 不具备归档和保存价值的公文，经过鉴别并经单位负责人批准可以销毁。
第三十一条 涉密公文的管理应严格遵照《北京交通大学机要文件管理办法》（党办发〔2016〕6号）有关要求执行。
第三十二条 公文的撤销和废止，由发文单位或者其上级机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。
第三十三条 校内机构合并时，全部公文应当随之合并管理。机构撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交学校档案馆。
工作人员离岗离职时，所在单位应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第三十四条 公文处理中涉及电子公文的具体事项应按照《北京交通大学电子公文处理办法》（校办发〔2021〕7号）有关要求执行。
第八章 附 则
第三十五条 有违反本规定并造成不良后果的，责任人需承担补救或者改正的责任；情节严重的，按有关规定予以问责。
第三十六条 本办法由学校办负责解释。
第三十七条 本规定自发布之日起执行，原《中共北京交通大学委员会 北京交通大学公文处理规定》（校党发〔2014〕20号）同时废止。
附件：1.北京交通大学公文版头与发文字号